Det kan være en vanskelig disciplin at initiere en gensidig kommunikation, hvis man er den, der ultimativt står med ansvaret. Men der er metoder, man kan bruge til at fremme kommunikationen. Ofte er tovejskommunikation forudsætningen for, at der overhovedet kan være ”rigtig” kommunikation.
”Hvorfor hører folk dog ikke efter, hvad man siger til dem?” Denne følelse er almindelig menneskelig, og den er også almindelig frustrerende – ikke mindst for topledere, der kun kan fungere, hvis deres budskaber bliver hørt, forstået og taget til følge. Men ofte har de kun sig selv at bebrejde, hvis det ikke er tilfældet, lyder vurderingen i en guide fra konsulenthuset ”strategy+business”.
Mange topledere bruger den såkaldte posthusmodel i deres kommunikation. De forventer, at kommunikationen går én vej – fra dem selv til medarbejderne – og hvis det umiddelbart ikke fungerer, forsøger de at formulere sig mere klart, eller de forbedrer de medier, de kommunikerer med.
Lidt mere avanceret kan de forsøge at gøre rammerne mere tiltrækkende, f.eks. ved at aflevere budskaber under personalearrangementer med god mad. Men det løser ikke det grundlæggende problem: Kommunikation bliver langt mere effektiv, hvis den går begge veje, og modtageren ikke blot oplever at være talt til, men også talt med.
Forfatteren til guiden har seks råd til, hvordan toplederen styrker sin kommunikation ud fra denne indsigt:
Slap af og vær nærværende
Travlhed er et uomgængeligt vilkår for de fleste topledere, men det er en stor hæmsko for kommunikationen, hvis medarbejderen først og fremmest mærker stress. Den naturlige reaktion vil være at udsætte dialogen.
Skab et safe space
Begrebet er mest kendt fra hysteriske unge universitetsstuderende, der ikke kan tåle, at bestemte ord eller synspunkter bliver luftet i deres nærhed. Men i sin essens har det en mere seriøs betydning: Det er blokerende for enhver kommunikation, hvis deltagerne er bange for, at deres udsagn vil udløse dramatiske reaktioner, eller hvis de bliver intimideret af dem, de kommunikere med. Det første kan man relativt nemt overkomme ved at styre sin eventuelle vrede. Det sidste er mere kompliceret, fordi en topchef altid vil have en aura af autoritet, men denne kan dæmpes ved at man ærligt tilkendegiver den tvivl, man selv har. Det kræver naturligvis, at man indser og erkender, også for sig selv, hvor denne tvivl ligger.
Stil åbne spørgsmål
De fleste lærer på et tidspunkt deres børn, at de ikke skal stille dumme spørgsmål. Men i personaleledelse skal man skelne mellem dumme spørgsmål, og spørgsmål, der bare er åbne – som f.eks. ”Hvad skal vi gøre for at nå vores mål?” Et sådant spørgsmål er meget ukonkret, men det åbner for en konstruktiv debat, som man ikke skal underkende. En undersøgelse har vist, at der bliver stillet 22 gange flere spørgsmål i teams med høj grad af succes end i teams med lav grad af succes.
Vær villig til at lade dig påvirke
Dette punkt kræver en mental øvelse for toplederens vedkommende – i de fleste debatter går deltagerne ind med en overbevisning om, at de har ret og blot skal overbevise modparten. Men træner man sig selv til at se det omvendt, kan det næsten kun gå godt: I bedste fald viser det sig, at modpartens ide faktisk var bedre, end den man selv havde. I værste fald kan man blive inspireret og som et minimum lære at forstå, hvordan modparten (in casu, medarbejderen) tænker.
Få respons på, hvad du selv siger
Her gælder det om at afbryde sin egen talestrøm (også hvis den er skriftlig) og opfordre til tilbagemeldinger. Dette skal typisk ikke være med åbne spørgsmål, der blot stiller medarbejderen i forlegenhed. Det skal mere være i retning af, hvilke udfordringer, din ide eller ordre vil give i hverdagen.
Opsummer og stik fingeren i jorden
I sidste ende ændrer den gensidige kommunikationsform ikke på, at det er toplederen, der sidder for bordenden, og skal foretage konklusioner på samtalen – herunder konklusioner, der går imod medarbejderens ønsker. Det sidste bør ikke negligeres. Om ikke andet vil det lette kommunikationen en anden gang, at han/hun føler sig hørt og forstået, selv om hans/hendes synspunkt ikke er taget til følge.
Sten Thorup Kristensen
